Für einen etablierten Gesundheitsdienstleister im Großraum Wien suchen wir Dich als Interim Projektleitung Zentrale Einsatzplanung. Du baust eine zentrale Disposition auf, die die Einsatz- und Dienstplanung über alle Teams hinweg bündelt. Eine Schlüsselrolle, eng an der Geschäftsführung und mit echtem Gestaltungsspielraum.
Im mobilen Außendienst erbringen rund 45 hochqualifizierte Professionals aus Medizin, Therapie und angrenzenden Berufen ihre Leistungen direkt beim Kunden vor Ort. Sie bilden die Zielgruppe der zentralen Einsatzplanung, während das Gesamtunternehmen darüber hinaus weitere Bereiche und einen zweiten Standort umfasst. Geplant wird heute dezentral je Team, in heterogenen Systemen und sehr individuell. Synergien zwischen den Teams bleiben ungenutzt. Im Rahmen dieses Projekts entwickelst Du das Zielbild eines zentralen Dispatch, der Auslastung, Wirtschaftlichkeit und Kundenzusagen ins Gesamtoptimum bringt. Dein erstes Ergebnis ist ein belastbares Lösungsdesign, die Umsetzung folgt in einer weiteren Phase.
Der Kunde ist ein etablierter Gesundheitsdienstleister mit mehreren spezialisierten Leistungsbereichen. Das Thema steht seit Längerem im Raum und wird jetzt aktiv angegangen. Die zentrale Herausforderung liegt weniger in der Technik als im Wandel: Die Berufsgruppen sind hohe Autonomie gewöhnt, der Schritt zu zentral koordinierter Planung berührt ihr Selbstverständnis. Change-Management ist deshalb erfolgskritisch, nicht Beiwerk.
Deine Aufgaben
Konzeption und Aufbau eines zentralen Dispatch, der die Einsatz- und Dienstplanung über alle Teams hinweg bündelt
Einarbeitung in Geschäftsmodell und Planungsprozesse der einzelnen Leistungsbereiche
Ist-Analyse der heute dezentralen Einsatzplanung: Systeme, Planungslogiken, Schnittstellen
Entwicklung eines Soll-Konzepts für die zentrale Disposition: Prozesse, Rollen, Governance, Steuerungslogik
Bewertung der Planungstools, insbesondere BMD Personaleinsatzplanung im Vergleich zu Alternativen, inklusive Schnittstellenanforderung an BMD
Konzeption eines Change- und Stakeholder-Ansatzes für den Übergang von individueller zu zentral koordinierter Planung
Enge Abstimmung mit der Geschäftsführung als Sparringspartner:in auf Augenhöhe
Erarbeitung eines belastbaren Lösungsdesigns als Grundlage für die anschließende Umsetzung
Anforderungen
Erforderliche Qualifikationen
Mehrjährige Erfahrung in Einsatz-, Dienst- oder Personaleinsatzplanung, idealerweise im Gesundheits- oder Dienstleistungsumfeld mit mobilem Außendienst
Nachweisliche Erfahrung im Aufbau zentraler Disposition und in der Begleitung des Übergangs von dezentraler zu zentraler Planung
Praxis mit Personaleinsatz- und Dienstplan-Software sowie fundiertes Verständnis von Schnittstellen und Integration rund um BMD
Ausgeprägtes Change- und Stakeholder-Management im Umgang mit hochautonomen Expert:innen aus medizinischen und therapeutischen Berufen
Prozesskompetenz von der Ist-Aufnahme über das Prozessdesign bis zur Soll-Konzeption
Persönlichkeit mit Standing: Auf Augenhöhe für die Geschäftsführung und souverän im Umgang mit Widerständen
Deutsch auf muttersprachlichem Niveau
Wünschenswerte Zusatzqualifikationen
BMD-Kenntnisse, insbesondere im Modul Personaleinsatzplanung
Branchenverständnis Arbeitsmedizin oder Gesundheitswesen
Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Eigentümer- und Aufsichtsgremien
Rahmenbedingungen
Der Projekteinsatz startet im Sommer 2026 und ist als Teilzeit-Mandat mit rund zwei bis drei Tagen pro Woche angelegt. Nach einer Einarbeitung von etwa zwei Wochen in Geschäftsmodell und Prozesse liegt der Fokus auf einem belastbaren Lösungsdesign bis September/Oktober 2026. Die Umsetzung erfolgt in einer Folgephase.
Der Einsatzort liegt im Raum Wien und Niederösterreich. Das Arbeitsmodell ist hybrid mit regelmäßiger Präsenz vor Ort, insbesondere für Ist-Aufnahme, Abstimmung mit den Teams und die Arbeit am Change. Remote-Anteile stimmst Du flexibel mit der Geschäftsführung ab.
Das Mandat ist von Beginn an nah an der Geschäftsführung angesiedelt. Du gestaltest ein Thema mit hoher Sichtbarkeit und echtem Gestaltungsspielraum, in einem Umfeld, dem Mitarbeiter:innenbindung und eine wertschätzende Kultur erklärtermaßen wichtig sind.
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