Das Vakanz-Paradoxon: Kosten, die jeder kennt, aber niemand budgetiert

Eine Schlüsselrolle fällt weg

Die Kündigung einer Schlüsselperson landet auf dem Tisch. Was passiert?

Es startet diese bekannte Prozesskette: Stelle ausschreiben, Recruiter beauftragen, intern auffangen und dann warten. Diese Reaktion ist in den meisten Organisationen selbstverständlich, und kaum jemand hinterfragt sie.

Das Zuwarten jedoch hat Kosten: Im Schnitt kostet eine unbesetzte Stelle 49.500 Euro. Das sind Gesamtkosten einschließlich Produktivitätsausfall, was somit die reinen Suchkosten massiv übersteigt. [3] Bei Unternehmen ab 250 Mitarbeiter:innen klettert dieser Wert auf bis zu 73.000 Euro, im Finanzbereich gar auf bis zu 130.000 Euro. Und laut DIHK-Fachkräftereport dauert die Besetzung einer Fachkraftstelle im Schnitt 173 Tage. [1]

Wer in der Personalplanung arbeitet, kennt diese Zahlen gut.

Warum bewirken sie also keine Veränderung?

Was geschieht, wenn eine Schlüsselperson wegfällt?

Die oben genannten 173 Tage ohne Steuerung hinterlassen Spuren, die weit größer sind als das Gehalt der Person im Vergleichszeitraum. Einige Beispiele illustrieren die Problematik.

Die IT-Leitung geht. Das Team arbeitet weiter, aber ohne Priorisierung. Zwei laufende Projekte konkurrieren um dieselben Entwickler:innen, jedoch niemand entscheidet. Sicherheits-Patches bleiben liegen, weil die Freigabe fehlt. Und nach acht Wochen eskaliert schließlich ein Vorfall, der bei funktionierender Steuerung Routine gewesen wäre.

Die Controlling-Teamleitung benötigt einen Langzeitkrankenstand. Sie verfasst ihre Monatsberichte noch, allerdings bei sinkender Qualität. Abweichungsanalysen fehlen und Prognosen werden zu Fortschreibungen. Erst durch veraltete Zahlen als Basis einer Investitionsentscheidung bemerkt die Geschäftsführung den Zustand.

Ein Mitbewerber wirbt die Logistik-Leiterin ab. Mit ihr gehen ihr Prozesswissen nach einer kürzlich erfolgten Restrukturierung, Verbindungen zu Lieferanten und undokumentierte Behelfslösungen. In der Folge steigen Lieferzeiten und zwei Großkunden eskalieren bis zum Vorstand.

Die drei Szenarien haben folgendes gemeinsam: Es bricht die Steuerungsfähigkeit.

Das führt zu einer Belastung, die 84 % der Führungskräfte in Österreich direkt in ihrem Arbeitsalltag spüren. [2]

Zahlen belegen die Auswirkungen: Verlorene Aufträge, weil niemand entscheidet, bedeuten geringere Einnahmen. Teamüberlastung, die zu Krankenständen führt, erhöht die Überlastung an anderer Stelle weiter und führt zu mehr Fluktuation. Und unbemerkte Qualitätsverluste beschädigen Kundenbeziehungen mit mittelbarer finanzieller Konsequenz.

57 % der österreichischen Unternehmen müssen Aufträge ablehnen oder reduzieren, weil die Kapazität fehlt. [2]

Das Paradoxon

Während Verantwortliche die Recruiting-Kosten oft bis auf den Cent planen, geschieht das hingegen für Vakanzkosten zumeist gar nicht. Unter dieser oberflächlichen Betrachtung liegt eine strukturelle: Interim Management und Expert Assignment fehlen als Lösungskategorien im Planungshorizont vieler Unternehmen. [5]

Budgets kennen nur das, was als Option aufscheint. Alles andere fällt raus. Was wiederum im Budget fehlt, beauftragt niemand. Nur was ohne Auftrag ist, bleibt dennoch als Kosten im System.

So entsteht eine Situation, in der Monat für Monat die Kosten des Wartens anwachsen, obwohl schnellere Alternativen verfügbar wären. Der Leidensdruck ist da, die Kosten sind bekannt, nur die Lösungskategorie fehlt im Repertoire. Für viele Entscheider:innen ist die eingangs beschriebene Prozesskette nicht eine von mehreren Optionen. Sie ist die einzig vorhandene.

Auswege aus dem Paradoxon

Wie können Sie sich dem Thema nähern, wenn Sie sich in der beschriebenen Situation wiederfinden und es besser machen wollen? In diesem Abschnitt finden Sie einen kleinen Leitfaden.

Bestandsaufnahme machen und Chancen erheben

Bevor Sie eine Entscheidung über den Besetzungsweg treffen, beginnen Sie mit diesen Fragen. Sie helfen Ihnen bei der Klärung der Situation.

Was braucht meine Organisation in den nächsten zwei bis vier Wochen durch die weggefallene Person?

Welche Entscheidungen bleiben liegen? Welche Projekte sind blockiert und Teams arbeiten ohne Orientierung? Die Vakanz wirkt sich ab dem ersten Tag auf die Steuerungsfähigkeit aus. Geschwindigkeit entscheidet über das Ausmaß der Konsequenzen. Eine langfristige Besetzungsstrategie können Sie parallel entwickeln.

Wie klar ist das Anforderungsprofil hinsichtlich der unbesetzten Rolle?

Eine Vakanz stellt auch eine Gelegenheit dar, die unbesetzte Rolle neu zu denken. Wenn Sie sofort in den Recruiting-Modus schalten, verpassen Sie diese Gelegenheit. Die Wahl einer Überbrückungslösung kann damit doppelt helfen: Sie stabilisiert den Betrieb und liefert Erkenntnisse darüber, welches Profil die Rolle langfristig braucht.

Wie lange kann die Organisation die Vakanz tragen?

Ein eingespieltes Team mit klaren Prozessen kann eine Vakanz einige Wochen kompensieren. Eine Abteilung mitten in der Transformation kann das allerdings nicht. Die ungeschönte Antwort auf diese Frage bestimmt folglich die Dringlichkeit für Überbrückung und Nachbesetzung.

Brauche ich jemanden, der das System stabilisiert, oder jemanden, der es verändert?

Diese Frage ist eine grundsätzliche. Stabilisierung bedeutet Führung übernehmen, Entscheidungen treffen und den Betrieb sichern. Veränderung hingegen bedeutet ein spezifisches Thema vorantreiben, eine Expertise einbringen oder ein Projekt abschließen. Frei von Wertung sind das unterschiedliche Aufgaben, die unterschiedliche Profile und Vorgehen erfordern.

Drei Besetzungsformate als mögliche Antwort

Wenn Sie die Fragen beantwortet und mehr Klarheit gewonnen haben, erwägen Sie, welches der folgenden Formate in Ihrer Situation am meisten hilft.

Fixbesetzung

Fixbesetzung ist der richtige Weg, wenn Sie die Rolle dauerhaft benötigen, das Anforderungsprofil klar ist und Ihre Organisation die Vakanzzeit überbrücken kann. Damit greifen Sie auf die eingangs beschriebene Prozesskette zurück – mit dem Vorteil, dass Sie diese nun bewusst und informiert wählen. Das Vorgehen bringt die Vorteile Kontinuität, volle Integration und langfristige Bindung. Es hat dafür den erheblichen Nachteil Zeit. Vom Briefing bis zum tatsächlichen Eintritt vergehen oft vier bis sechs Monate, in Spezialbereichen deutlich mehr.

Interim Management

Interim Management bedeutet, dass eine erfahrene Führungskraft die Rolle für einen definierten Zeitraum übernimmt. Das sind typischerweise drei bis zwölf Monate. Interim Manager:innen sind innerhalb weniger Tage verfügbar, bringen Erfahrung aus vergleichbaren Situationen mit und schaffen die Grundlage für eine saubere Nachbesetzung. Das Marktvolumen im DACH-Raum liegt laut DDIM bei rund 2,7 Milliarden Euro. [4] Damit ist Interim Management kein Nischenformat. Es ist ein etablierter Markt, der in vielen Unternehmen lediglich als Standardoption unbekannt ist.

Expert Assignment

Expert Assignment setzt eine:n Spezialist:in für ein konkretes Projekt oder eine definierte Aufgabe ein. Fokus ist fachliche Tiefe auf Zeit ohne Führungsmandat. Typische Einsatzfelder im IT-Bereich sind Cloud-Migration, Sicherheitszertifizierung oder Systemkonsolidierung.

Die Besetzungsformate schließen sich nicht gegenseitig aus. In der Praxis ist die wirksamste Lösung oft deren Kombination: eine Interim-Kraft stabilisiert sofort, während parallel die Fixbesetzung läuft. Entscheidend ist, dass Sie bewusst wählen.

Ihr Fahrplan ab dem ersten Tag

Die Kosten einer Vakanz beginnen mit der Kündigung, nicht erst mit dem letzten Arbeitstag. Ihr Vorgehen in der Zeit zwischen den beiden entscheidet darüber, wie teuer die Zeit der unbesetzten Stelle letztlich ist. Tun Sie folgendes, damit Ihre Kosten so niedrig wie möglich sind.

Sichern Sie die Übergabe!

Was weiß die Person, das nirgends dokumentiert ist? Welche Beziehungen, Zugänge und Prozessdetails gehen mit ihr? Die Kündigungsfrist ist keine Schonfrist. Sie ist vielmehr die letzte Gelegenheit, kritisches Wissen zu sichern.

Klären Sie Entscheidungsbefugnisse!

Wer unterschreibt Rechnungen? Wer erteilt Projektfreigaben? Wer ist Anlaufstelle für welche Kund:innen? Wenn diese Fragen nicht ab dem ersten Tag beantwortet sind, entstehen entweder Entscheidungsstau oder unkontrollierte Parallelzuständigkeit.

Wählen Sie ein Überbrückungsformat!

Treffen Sie dabei eine bewusste Entscheidung. Fixbesetzung ist eine davon. Die weiteren Möglichkeiten stellen keinen Widerspruch dar, sondern vergrößern gleichzeitig Ihren Handlungsspielraum und reduzieren die unsichtbaren Folgekosten der Vakanz. Was braucht also Ihre Organisation jetzt, um handlungsfähig zu bleiben?

Sie haben mehrere Optionen

49.500 Euro als durchschnittliche Kosten einer unbesetzten Stelle sind empirisch belegt, aber kein Naturgesetz. Faktisch sind sie das Ergebnis ausgebliebener Entscheidungen oder ungenutzter Optionen.

Wenn Sie also das nächste Mal eine:n Mitarbeiter:in in einer Schlüsselposition verlieren, denken Sie darüber hinaus, wie schnell Sie die Stelle wieder besetzen können. Folgen Sie dem Leitfaden, den Sie aus diesem Blogeintrag mitgenommen haben. Fragen Sie nach der Steuerungsfähigkeit, die mit der scheidenden Person verloren geht, und erwägen bewusst, welches Überbrückungsformat zur konkreten Situation passt. Genau das ist die Voraussetzung für Ihre richtige Wahl: zu wissen, dass Sie mehr als eine Option haben.

Quellenverzeichnis

[1] DIHK-Fachkräftereport 2025/2026. DIHK, 2025.

[2] WKO/ibw Arbeitskräfteradar 2025. WKO/ibw, 2025.

[3] Stepstone-Studie: Vakanzkosten. Stepstone/Handelsblatt, 2023/2024.

[4] DDIM Marktstudie 2026. DDIM, 2026.

[5] Eigene Beobachtung, 36connect-Praxis.

Photo in der Vorschau von Joseph Northcutt auf Unsplash.